Στο Διδασκαλείο Κρήτης στο Ηράκλειο (1901-1933) η διοικητική λειτουργία και η αρχειοθέτηση υπηρεσιακών εγγράφων είχε ανατεθεί στο διδακτικό προσωπικό, καθώς εξαιτίας έλλειψης προσωπικού δε λειτουργούσε Γραμματεία. Ένα μέρος των υπηρεσιακών εγγράφων το συγκροτούσαν τα «Βιβλία Διδασκαλείου». Σε αυτά το Διδασκαλείο προσπαθούσε να αποτυπώσει όσα στοιχεία ήταν απαραίτητα για την ομαλή εκπαιδευτική και διοικητική λειτουργία του. Στα «Βιβλία Διδασκαλείου» ανήκουν Βιβλία των ακόλουθων κατηγοριών: α. Πρωτόκολλα Αλληλογραφίας. β. Πρακτικά Συλλόγου Καθηγητών. γ. Οικονομικά Βιβλία. δ. Μαθητολόγιο. ε. Ειδικοί Έλεγχοι. στ. Πρακτικά Απολυτηρίων Εξετάσεων. ζ. Βιβλίο Γονέων και Κηδεμόνων. η. Βιβλίο Πιστοποιητικών Σπουδής. θ. Πρωτόκολλο Αλληλογραφίας Σχολικής Εφορείας.
Στους «Ειδικούς Ελέγχους» καταγράφονταν αναλυτικά οι βαθμολογίες των μαθητών/ τριών σε όλα τα διδασκόμενα μαθήματα ανά σχολικό έτος, από την έναρξη της λειτουργίας του κρατικού Τριτάξιου Διδασκαλείου Θηλέων στο Ηράκλειο (1914) έως και το τέλος της λειτουργίας του και αντικατάστασής του από την Παιδαγωγική Ακαδημία Ηρακλείου (1936). Επίσης, καταγράφονταν οι βαθμολογίες των μαθητριών του Ανώτερου Παρθεναγωγείου Ηρακλείου. Τα Ανώτερα Παρθεναγωγεία ιδρύθηκαν στην Κρήτη με Νόμο του 1901 «Περί Οργανισμού της Δημοσίας Εκπαιδεύσεως», σε Χανιά, Ρέθυμνο, Ηράκλειο και Νεάπολη. Είχαν ως σκοπό την ευρύτερη και πρακτικότερη μόρφωση των κοριτσιών. Το 1908 μετονομάστηκαν σε Γυμνασιακά Παρθεναγωγεία, ύστερα από εισήγηση του Γενικού Επιθεωρητή Παιδείας Αντώνη Γιάνναρη. Το Γυμνασιακό ή Ανώτερο Παρθεναγωγείο Ηρακλείου, που είχε λειτουργήσει έως τότε, εξακολούθησε να λειτουργεί και κατά τα τρία σχολικά έτη, 1914-1917 παραλλήλως με το Διδασκαλείο Κρήτης. Στους Ειδικούς Ελέγχους καταγράφονταν ακόμη οι βαθμολογίες των μαθητών/ τριών του Πεντατάξιου Διδασκαλείου Ηρακλείου. Τα Πεντατάξια Διδασκαλεία ιδρύθηκαν με τον Ν. 3182/1924 «Περί Διδασκαλείων Δημοτικής Εκπαιδεύσεως». Τέλος, καταγράφονταν οι βαθμολογίες του Μονοτάξιου Τμήματος Μετεκπαιδευομένων Δασκάλων /ισσών που λειτούργησε στο Διδασκαλείο Κρήτης (1930-1931).
Το έντυπο του Ειδικού Ελέγχου περιλάμβανε τις στήλες: αύξων αριθμός, αριθμός μαθητολογίου, ονοματεπώνυμο μαθητή/ τριας, βαθμολογίες μαθημάτων, παρατηρήσεις.
Στο αρχειακό υλικό του Διδασκαλείου έχουν διασωθεί δύο Ειδικοί Έλεγχοι που καλύπτουν την περίοδο 1914-1936. Παρακάτω παρουσιάζονται οι βαθμολογίες που περιέχονται στους Ειδικούς Ελέγχους των μαθητών/ ριών, ανά σχολικό έτος, τάξη και εκπαιδευτικό ίδρυμα:
Το 1914-1915 περιέχονται βαθμολογίες για δύο τάξεις του Γυμνασιακού Παρθεναγωγείου και τρεις τάξεις του Τριτάξιου Διδασκαλείου, το 1915-1916 και το 1916-1917 για τρεις τάξεις του Γυμνασιακού Παρθεναγωγείου και τρεις τάξεις του Τριτάξιου Διδασκαλείου, το 1917-1918, το 1918-1919, το 1919-1920, το 1920-1921, το 1921-1922, το 1922-1923, το 1923-1924, το 1924-1925, το 1925-1926, το 1926-1927, το 1927-1928 και το 1928-1929 για τρεις τάξεις του Τριτάξιου Διδασκαλείου, το 1929-1930 για τρεις τάξεις του Τριτάξιου Διδασκαλείου, μία τάξη του Πεντατάξιου Διδασκαλείου και μία τάξη του Μονοτάξιου Τμήματος Μετεκπαιδευόμενων Δασκάλων, το 1930-1931 για τρεις τάξεις του Τριτάξιου Διδασκαλείου και δύο τάξεις του Πεντατάξιου Διδασκαλείου, το 1931-1932 για μία τάξη του Τριτάξιου Διδασκαλείου και τρεις τάξεις του Πεντατάξιου Διδασκαλείου, το 1932-1933 για δύο τάξεις του Τριτάξιου Διδασκαλείου και τέσσερις τάξεις του Πεντατάξιου Διδασκαλείου, το 1933-1934 για μία τάξη του Τριτάξιου Διδασκαλείου και τέσσερις τάξεις του Πεντατάξιου Διδασκαλείου, το 1934-1935 για δύο τάξεις του Πεντατάξιου Διδασκαλείου και το 1935-1936 για μία τάξη του Πεντατάξιου Διδασκαλείου.
Special Account for Research Funds of University of Crete (SARF UoC)
City / village / populated place
